補助金の基礎知識・04

補助事業が終わってから資料を集めようとすると、注文時のメールや納品書、実施状況の写真が見つからないことがあります。実績報告を円滑に進めるには、事業を始める段階で必要な資料を確認し、取引の都度そろえておくことが大切です。

支払いと取組の実施を説明できるようにする

補助金の実績報告では、何を発注し、受け取り、いくら支払ったかを確認できる証拠書類が求められます。領収書だけでは発注日や取組の実施状況まで分からないため、取引の流れを資料でつなげておきましょう。

下表は、小規模事業者持続化補助金の手引きを参考にした基本的な整理です。必要書類は制度・経費区分・取引方法によって異なり、すべての取引に同じ書類が必要になるわけではありません。［1］

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見積書は発注前に内容を確かめる

持続化補助金では、見積書に宛名、発行日、取引内容、数量、金額などが必要です。「一式」だけでなく、何にいくらかかるかが分かる内訳を確認します。相見積の要否や、申請時の経費明細との違いも、発注前に確かめておきましょう。［2］

ネット購入や電子データもその都度保存する

インターネット上の取引も、注文日や請求額などを確認できる資料が必要です。持続化補助金の手引きでは、必要な取引画面等を提出できない場合に補助対象外となる旨が示されています。［1］

注文確認メール、請求書PDF、支払完了画面などは、取得できるうちに保存します。広告やウェブサイトは、公開・掲載中の状態を記録しておくと、後から実施内容を説明しやすくなります。

取引ごとに一組の資料として整理する

補助事業のフォルダー内に「01_設備A」「02_チラシ制作」など、支出ごとのフォルダーを作ります。見積から成果物までを一組にすると、不足資料を確認しやすくなります。

ファイル名は「20261009_見積書_A社_設備A.pdf」のように、日付・書類名・取引先・内容をそろえる方法があります。提出時は事務局の指定ルールに従ってください。

管理表には経費区分、取引先、各取引日、金額、資料の保存先を記録します。会計ソフトの仕訳にも同じ管理番号を付けると、帳簿と資料を照合しやすくなります。

提出前に確認したい4つのこと

日付のつながり。発注・納品・支払いの記録を並べ、交付決定日や事業実施期限と照らし合わせます。カード払い等は、必要資料や口座引落日の扱いも事前に確認します。

宛名と取引内容。補助事業者の名義、取引先、品名、数量、金額が各資料で対応しているかを確認します。合算請求などは、補助事業分の金額が追えるよう明細を整理します。

実施を示す記録。支払資料に加え、設備の写真や制作物などがそろっているかを確認します。撮影や画面保存が必要なものは、事業の途中から準備しておきましょう。

読めるファイルか。文字や金額が鮮明か、ページの欠けがないか、ファイルが開くかを確認します。所定の添付先に、指定の形式で登録できているかも確認します。

持続化補助金では、添付場所の誤りやファイルの不備・パスワード設定等で内容を確認できないと審査できません。送信前に添付ファイルを開いて確認しましょう。［3］

報告書の提出後も保存しておく

補助金を受け取った後も、帳簿や証拠書類の保存が求められる制度があります。持続化補助金もその一つです。保存期間と起算日は該当する公募回の手引き等で確認し、提出した報告書、添付資料、通知書とあわせて管理しましょう。［1］